Automatiseringer forklaret trin for trin.

Automatisk onboarding af ny medarbejder

Lederen udfylder én formular. Alt andet sker af sig selv – ens hver gang.

Udløser

Formular (webhook)

Systemer

Entra ID, Exchange, Teams, SharePoint, supportsystem

Gevinst

Intet manuelt klikarbejde pr. ny bruger

Trin for trin

1. Validerer formularen: navn, startdato, afdeling, leder og rolle.
2. Opretter brugeren i Entra ID efter jeres navnestandard.
3. Tildeler licens ud fra rollen – og advarer, hvis der ikke er ledige.
4. Melder brugeren ind i de rigtige grupper, Teams og SharePoint-sites.
5. Sætter signatur, sprog og tidszone på postkassen.
6. Sender midlertidigt password sikkert til lederen og kræver MFA ved første login.
7. Opretter en sag med opsummering, så alt er dokumenteret.

Resultat: Medarbejderen kan logge på første dag med de rigtige adgange – ikke flere, ikke færre.

Offboarding og lukning af brugerkonto

Den vigtigste sikkerhedsautomatisering: Fratrådte medarbejdere mister adgang præcis til tiden.

Udløser

Formular med fratrædelsesdato

Systemer

Entra ID, Exchange, OneDrive, Teams, licenser

Gevinst

Ingen glemte konti og licenser

Trin for trin

1. Venter til den angivne dato og tidspunkt.
2. Blokerer login og afbryder alle aktive sessioner.
3. Fjerner MFA-metoder og registrerede enheder efter aftale.
4. Konverterer postkassen til delt postkasse eller opsætter videresendelse.
5. Giver lederen adgang til OneDrive-indholdet.
6. Fjerner brugeren fra grupper og Teams.
7. Frigiver licensen, så den ikke faktureres videre.
8. Opretter en sag med en komplet liste over det udførte.

Resultat: Adgangen lukkes ens hver gang – med dokumentation til revision.

Ugentligt Microsoft 365-sikkerhedstjek

En fast gennemgang af de indstillinger, der oftest åbner for angreb.

Udløser

Tidsplan, ugentligt

Systemer

Microsoft Graph, Entra ID, Exchange

Gevinst

Afvigelser opdages inden for en uge

Trin for trin

1. Tjekker, at alle aktive brugere har MFA registreret.
2. Gennemgår, hvem der har administratorroller – og om der er nye siden sidst.
3. Finder gæstebrugere, der ikke har været aktive længe.
4. Søger efter videresendelsesregler til eksterne adresser.
5. Kontrollerer, at ældre login-metoder uden MFA er slået fra.
6. Sammenligner med sidste uges resultat og fremhæver ændringer.
7. Opretter en sag pr. afvigelse, så intet bliver glemt.

Resultat: En ugentlig status – og handling, når noget ændrer sig.

Licensafstemning

Betaler I for licenser, ingen bruger? Den her finder dem.

Udløser

Tidsplan, dagligt eller månedligt

Systemer

Microsoft 365, sikkerhedsløsning, backup, økonomisystem

Gevinst

Færre ubrugte licenser

Trin for trin

1. Henter antal købte licenser fra hvert system.
2. Henter antal faktiske brugere, enheder eller postkasser.
3. Finder licenser tildelt blokerede eller inaktive brugere.
4. Sammenholder med det, der faktureres.
5. Stopper og giver besked, hvis tallene ikke kan forklares – den gætter aldrig.

Resultat: En liste med konkrete licenser, der kan opsiges eller genbruges.

Backup-kontrol

En backup er kun noget værd, hvis den faktisk er kørt.

Udløser

Tidsplan, dagligt om morgenen

Systemer

Backupløsning, Microsoft 365, supportsystem

Gevinst

Huller opdages samme dag

Trin for trin

1. Henter status for nattens backupjob.
2. Tjekker, at alle brugere og postkasser er med i backuppen.
3. Finder nye brugere, der endnu ikke er beskyttet.
4. Opretter en sag ved fejl eller manglende dækning.

Resultat: Dokumenteret dagligt tjek – vigtigt ved forsikring og NIS2.

Integrationer mellem systemer

Når den samme oplysning tastes ind to steder, kan den flyttes automatisk.

Udløser

Tidsplan eller hændelse

Systemer

Fx e-conomic, CRM, Zendesk, webformularer

Gevinst

Færre tastefejl og dobbeltarbejde

Trin for trin

1. Henter nye eller ændrede poster fra kildesystemet.
2. Matcher dem med kunder, varer eller sager i modtagersystemet.
3. Viser uoverensstemmelser i stedet for at oprette dubletter.
4. Opretter fx fakturakladder, kunder eller sager.
5. Markerer posten som behandlet, så intet sendes to gange.

Resultat: Data er ens i alle systemer – og I bestemmer, om noget skal godkendes først.

Automatisk rapportering

Faste rapporter, der før krævede udtræk og regneark.

Udløser

Tidsplan, fx månedligt

Systemer

Alle systemer med API

Gevinst

Samme rapport, samme tid, hver gang

Trin for trin

1. Samler tal fra de aftalte systemer.
2. Beregner nøgletal og sammenligner med forrige periode.
3. Gemmer rapporten i SharePoint og sender den til modtagerne.

Resultat: Ledelsen får overblik uden manuelt arbejde.

Automatisering af systemer uden API

Nogle systemer kan kun betjenes i en browser. Dem kan vi også automatisere.

Udløser

Tidsplan

Kører på

Dedikeret maskine i jeres Azure

Gevinst

Også ældre systemer kan automatiseres

Trin for trin

1. En dedikeret Windows-maskine kører døgnet rundt og bruges kun til browseropgaver.
2. Opgaven udføres i browseren på samme måde, som en medarbejder ville.
3. Maskinen opdateres kontrolleret, så den ikke genstarter midt i en kørsel.
4. Resultatet kontrolleres og logges som alle andre kørsler.

Resultat: Rutineopgaver i ældre systemer kører af sig selv. Vi anbefaler API, hvor det findes.